已有软件，仍要看流程是否连贯
企业用了 ERP、OA 或 CRM，并不意味着每个环节都已顺畅。订单可能进入系统，却仍需人工通知；同一客户在不同表格中有不同编码；报表数字都来自系统，统计口径却不一致。数字化改造应先定位这些具体断点，再决定调整配置、规范数据还是开发对接。
不建议从“重新建一套”开始。先确认当前系统可以做什么、哪些能力尚未用起来、哪些环节受权限或版本限制。用已有功能解决问题，通常比增加一个新系统更容易维护。
用一笔真实业务画出数据路线
选择近期完成的一笔代表性业务，经脱敏后记录：信息在哪里首次录入、各部门看到什么、何时改变状态、最终哪份记录算有效。正常路径之外，还要看改单、撤销、重复提交和异常退回怎样处理。
| 路线上的问题 | 需要取得的依据 |
|---|---|
| 同一字段含义是否一致 | 字段定义、单位、编号与数据归属 |
| 哪个系统是有效来源 | 主数据维护责任与修改规则 |
| 何时可以传给下一环节 | 状态条件、审批要求和权限 |
| 失败后谁知道、怎样处理 | 日志、重试、人工核对与回退方法 |
接口评估要问到可执行的条件
先向系统维护方确认是否提供允许使用的接口，取得对应版本文档。继续核对身份验证、可读写范围、调用限制、错误格式和测试环境。一个接口名称，不能证明它允许写入全部业务字段，也不能证明供应商许可已经满足。
没有接口时，可以评估被允许的导入导出或现有系统配置，但要明确手工环节与时效限制。不要为追求“自动化”绕过系统权限，也不要在缺少恢复办法时直接操作生产数据库。
试点范围应该小到可以对账
- 选一条业务链和有限字段，写清输入、动作及目标状态。
- 保存原始数据，准备备份与可验证的恢复步骤。
- 在测试或隔离环境使用脱敏样本验证，加入失败与重复提交。
- 对比前后记录、数量和状态，检查权限与日志是否符合要求。
- 确定实施窗口、人工接管方式和负责人，再讨论正式切换。
验收不能只看页面提示“成功”。要检查业务记录是否正确、有无重复、有无漏项，失败以后能否知道哪笔需要处理。涉及迁移时，还需要明确历史数据范围和旧系统的保留方式。
AI 可以辅助查询，业务执行要有明确规则
知识库适合解释操作说明、制度和业务定义；库存、费用、订单状态和审批动作应以对应系统及规则为准。需要模型帮助理解问题时，也应把权限、数据查询和计算放到可核对的业务处理流程中。
第一次沟通准备三样东西
系统清单、一条实际业务流程、一个最希望减少的重复动作。先取得这些依据，再讨论工作量、实施范围与维护安排。
常见问题
已有系统需要全部替换吗？
先检查当前价值和流程断点，再评估配置、查询入口、接口或局部调整。
有接口就说明业务已打通吗？
还要核实字段口径、权限、更新方式、异常处理和下游确认。
AI问答可以直接更新业务数据吗？
写入和审批需要明确规则及授权，不能由自由生成文字直接驱动正式操作。